活動(dòng)策劃是一場(chǎng)不能有意外的表演

設(shè)計(jì)和舉辦一次活動(dòng)常常被比喻為執(zhí)導(dǎo)一部電影，無(wú)論它是一次普通會(huì)議，還是公司活動(dòng)、籌款活動(dòng)、正式會(huì)議、會(huì)展活動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)，或者其他特殊活動(dòng)。但實(shí)際上籌辦活動(dòng)更像在策劃一場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)直播的表演。它是一場(chǎng)高空走鋼絲而沒(méi)有安全網(wǎng)的表演，活動(dòng)一旦開(kāi)始就沒(méi)有任何彌補(bǔ)的機(jī)會(huì)。活動(dòng)必須一次性完成，不可能有預(yù)先排練。你不可能喊:“停拍”，然后重新拍攝。拍電影時(shí)可以通過(guò)劇本預(yù)知未來(lái)，而活動(dòng)進(jìn)行中你就無(wú)法預(yù)測(cè)你的客人和供應(yīng)商們將怎樣相互打交道，怎樣作出反應(yīng)。不過(guò)你可以事先計(jì)劃，做一些準(zhǔn)備工作，以便隨時(shí)處理意外情況。不要忘記墨菲法則：可能會(huì)出錯(cuò)的事情一定會(huì)出錯(cuò)。

雖然你不是在拍一部角逐奧斯卡獎(jiǎng)項(xiàng)的電影，但你是在創(chuàng)造一件可能會(huì)給別人留下永久回憶的活動(dòng)。任何一場(chǎng)活動(dòng)，無(wú)論是50人的小型活動(dòng)還是2000余人的大型活動(dòng)，應(yīng)該像電影制作那樣有詳細(xì)的“劇本”，活動(dòng)的預(yù)算也應(yīng)該詳盡明確。為各類(lèi)會(huì)議、公司活動(dòng)、新產(chǎn)品發(fā)布、獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)和特殊活動(dòng)所作的預(yù)算少則幾萬(wàn)，多則可達(dá)幾十萬(wàn)甚至超出百萬(wàn)。進(jìn)行如此周密策劃的目的是絕對(duì)不能允許有任何意外事情發(fā)生的。